Trzy główne opcje dla firm budowlanych

Wybór odpowiedniego oprogramowania do KSeF to kluczowa decyzja. Program do KSeF musi nie tylko wysyłać faktury, ale też integrować się z Twoim obecnym systemem księgowym i odpowiadać specyfice branży budowlanej.

Opcja 1: Bezpłatna platforma KSeF Ministerstwo Finansów oferuje darmową platformę webową. Logujesz się profilem zaufanym i wystawiasz faktury ręcznie.

Plusy:

• Darmowa
• Oficjalna, zawsze aktualna
• Nie wymaga instalacji

Minusy:

• Ręczne wpisywanie każdej faktury (czasochłonne)
• Brak integracji z księgowością
• Brak automatyzacji
• Nieefektywne dla firm z >10 faktur/miesiąc

Dla kogo: Mikrofirmy wystawiające 5-10 faktur miesięcznie.

Opcja 2: Własny system księgowy z modułem KSeF Jeśli już używasz programu księgowego (Comarch, Sage, Symfonii, SAP), sprawdź czy oferuje moduł KSeF.

Plusy:

• Integracja z obecną księgowością
• Automatyczne generowanie XML
• Baza kontrahentów już w systemie
• Raportowanie i analizy

Minusy:

• Dodatkowy koszt modułu (500-5000 zł/rok)
• Wymaga aktualizacji systemu
• Czasem opóźnienia w dostępności aktualizacji

Dla kogo: Małe i średnie firmy budowlane z ugruntowanym systemem księgowym.

Opcja 3: Dedykowane oprogramowanie do KSeF Zewnętrzne programy specjalizujące się w e-fakturowaniu (np. Fakturownia, InFakt, eKsięgowość).

Plusy:

• Proste w użyciu
• Szybkie wdrożenie (dni, nie miesiące)
• Często w chmurze (dostęp z każdego miejsca)
• Regularne aktualizacje

Minusy:

• Abonament miesięczny (50-300 zł/mies)
• Trzeba przerzucić bazę kontrahentów
• Ograniczona integracja z innymi systemami

Dla kogo: Firmy szukające szybkiego rozwiązania bez dużych inwestycji.

Specyficzne potrzeby firm budowlanych

Szkolenie KSeF powinno uwzględniać wybór oprogramowania dostosowanego do branży.

Funkcje kluczowe dla budownictwa:

• Faktury częściowe i zaliczkowe
• Powiązanie faktur z projektami/budowami
• Obsługa podwykonawców (setki kontrahentów)
• Faktury z podziałem na CPV (klasyfikacja zamówień publicznych)
• Stawki VAT 8% i 23% w jednej fakturze (różne pozycje)
• Mechanizm podzielonej płatności (MPP)

Nie każdy program obsługuje to wszystko dobrze!

VAT 8% w budownictwie

Stawka VAT na usługi budowlane to 8% w określonych przypadkach (np. obiekty budownictwa mieszkaniowego). Program musi umożliwiać:

• Wybór stawki 8% lub 23% dla poszczególnych pozycji
• Automatyczne oznaczanie kodów GTU dla budownictwa
• Generowanie prawidłowych oznaczeń w XML

Uwaga: Niewłaściwe oznaczenie stawki VAT w KSeF może skutkować odmową uznania faktury przez urząd skarbowy!

Integracja z systemami branżowymi

Firmy budowlane często używają specjalistycznego oprogramowania:

• Norma Pro – kosztorysowanie i zarządzanie budową
• Soneta Budownictwo – ERP dla branży
• WinBUILD – projekty budowlane

Kluczowe pytanie: Czy Twój program KSeF integruje się z tym oprogramowaniem?

Idealna integracja:

1. Kończysz etap budowy w programie branżowym
2. System generuje pozycje faktury automatycznie
3. Faktura trafia do modułu KSeF
4. Wysyłka do systemu KSeF jednym kliknięciem

Brak integracji = przepisywanie danych ręcznie = ryzyko błędów i strata czasu.

Koszty – szczegółowe porównanie

Bezpłatna platforma KSeF:

• Koszt: 0 zł
• Czas pracy: 10 min/faktura × 50 faktur/mies × 30 zł/h = 250 zł/mies
• Realne koszty: 250 zł/mies

Moduł KSeF w Comarch ERP:

• Koszt licencji: 2000 zł/rok = 167 zł/mies
• Czas pracy: 2 min/faktura × 50 faktur/mies × 30 zł/h = 50 zł/mies
• Realne koszty: 217 zł/mies

Dedykowany program (np. Fakturownia):

• Abonament: 150 zł/mies
• Czas pracy: 3 min/faktura × 50 faktur/mies × 30 zł/h = 75 zł/mies
• Realne koszty: 225 zł/mies

Wniosek: Dla firm z >20 faktur/mies opłaca się inwestować w płatne rozwiązanie.

Bezpieczeństwo i backup

Kluczowe pytania przy wyborze:

• Gdzie są przechowywane dane? (serwer w Polsce, UE, USA?)
• Czy jest automatyczny backup?
• Co się stanie, jeśli dostawca zbankrutuje? (Czy dostanę eksport danych?)
• Czy program ma certyfikaty bezpieczeństwa (ISO 27001)?

Faktury to dokumenty księgowe – ich utrata może być katastrofalna dla firmy.

Mobilność i dostęp zdalny

Pytanie: Czy musisz wystawiać faktury z budowy/placu?

Jeśli tak, potrzebujesz:

• Aplikacji mobilnej (iOS/Android)
• Lub programu działającego w chmurze (dostęp przez przeglądarkę)
• Możliwość wystawienia faktury bez internetu (offline mode) z późniejszą synchronizacją

Tradycyjne programy desktopowe (instalowane na jednym komputerze w biurze) nie dadzą tej elastyczności.

Testy przed zakupem

Przed podjęciem decyzji:

1. Poproś o wersję demo/trial (14-30 dni)
2. Wystaw 5-10 faktur testowych (różne scenariusze)
3. Sprawdź, jak wygląda XML (czy jest poprawny?)
4. Przetestuj integrację z Twoim obecnym systemem
5. Zadzwoń do supportu z pytaniem – jak szybko i merytorycznie odpowiadają?

Red flags (złe znaki):

• Brak wersji demo
• Support tylko emailem (bez telefonu)
• Recenzje poniżej 3/5 gwiazdek
• Brak aktualizacji od >6 miesięcy

Skalowanie – co jeśli firma urośnie?

Wybieraj program, który „urośnie” z Twoją firmą:

• Czy obsługuje wiele użytkowników? (sekretarka, księgowa, manager)
• Czy ma różne poziomy uprawnień? (nie każdy powinien widzieć wszystko)
• Czy można dodać kolejne moduły? (CRM, magazyn, kadry)
• Jaki jest koszt dodania użytkowników?

Zmiana programu po 2 latach to kosztowna i czasochłonna operacja – lepiej wybrać dobrze od razu.

Rekomendacje dla różnych profili firm

Mikrofirma (1-2 osoby, 10 faktur/mies): Bezpłatna platforma KSeF lub Fakturownia (najtańszy abonament).

Mała firma (3-10 osób, 50 faktur/mies): Dedykowany program w chmurze z integracją mailową (np. inFakt, Fakturownia Premium).

Średnia firma (10-50 osób, 200+ faktur/mies): Moduł KSeF w istniejącym ERP (Comarch, Sage, Symfonia) + szkolenie zespołu.

Duża firma (50+ osób, 1000+ faktur/mies): Rozwiązanie enterprise z pełną integracją (SAP, Microsoft Dynamics) + dedykowany konsultant.

Podsumowanie

Wybór programu do KSeF dla firmy budowlanej zależy od wielkości firmy, liczby faktur i budżetu. Kluczowe funkcje to: obsługa stawki VAT 8%, faktury częściowe, integracja z systemami branżowymi i mechanizm podzielonej płatności. Nie idź na skróty – przetestuj kilka opcji przed decyzją. Zły wybór to strata czasu i pieniędzy w przyszłości. Inwestycja w odpowiednie oprogramowanie zwraca się wielokrotnie przez oszczędność czasu księgowych i mniejsze ryzyko błędów.